Tổng đài ảo là một thuật ngữ không còn xa lạ trong thời buổi Công nghệ 4.0. Tổng đài ảo nói chung đã giúp thúc đẩy sự phát triển của những tiến bộ về giọng nói. Đặc biệt là dịch vụ khách hàng (chăm sóc khách hàng). Tổng đài ảo giảm chi phí triển khai. Ngoài ra, còn giảm thiểu thời gian điều dưỡng. Vậy dịch vụ số điện thoại tổng đài ảo là gì?
Dịch vụ số điện thoại tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một dịch vụ nghe và thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP. Và dựa trên đám mây. Mục đích nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng; tiết kiệm chi phí; kết nối cuộc gọi. Không chỉ giảm chi phí xuống mức thấp nhất mà còn tăng hiệu quả vì có kèm theo nhiều tính năng.
Từ đó, bạn có thể kết hợp nó với các công cụ CRM (Quản lý quan hệ khách hàng); để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu hóa doanh số bán hàng; chỉ bằng việc sử dụng tổng đài ảo.
Điều đặc biệt là các dịch vụ só điện thoại tổng đài ảo điện toán đám mây được sử dụng trên nền tảng đám mây. Do đó, kết nối là một IP (địa chỉ mạng) và rất dễ cài đặt. Tất cả những gì bạn cần là truy cập internet và các phương tiện.
Đặc biệt là điện thoại IP, máy tính, laptop,… (có thể gọi điện trên các trang web và cài đặt ứng dụng softphone. Thêm vào đó, bạn cần có điện thoại thông minh … và bạn chỉ cần có internet để truy cập bảng điều khiển mọi lúc; mọi nơi.
Các tính năng tuyệt vời của dịch vụ số điện thoại tổng đài ảo là gì?
Với nhiều công nghệ vượt trội và nhiều ưu điểm; hệ thống điện thoại tổng đài ảo có các tính năng ưu việt sau:
Mở rộng không giới hạn số máy nhánh so với tổng đài truyền thống
Khi doanh nghiệp phát triển, các công ty cần mở thêm nhiều chi nhánh, văn phòng ở các khu vực khác nhau. Và hiện tại thông qua việc sử dụng tổng đài ảo, bạn có thể tăng số lượng máy nhánh; và hệ thống hỗ trợ rất dễ dàng để tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng.
Chi phí rất thấp nên các công ty không phải lo lắng quá nhiều về các chi phí liên quan.
Dịch vụ số điện thoại tổng đài ảo giúp trả lời tự động (IVR)
Khi khách hàng nhấc máy gọi cho công ty; khách hàng có thể nghe thấy “Chào mừng đến với công ty của chúng tôi. Bấm phím 1 gặp bộ phận kinh doanh; bấm phím 2 gặp bộ phận kỹ thuật…
Ngoài ra, tùy theo thao tác gõ lựa chọn phím của khách hàng; hệ thống sẽ tự động định tuyến cuộc gọi theo yêu cầu đã định.
Tính năng dịch vụ tổng đài ảo tự động cung cấp hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến. Các công ty cũng có thể tạo ra bất kỳ kịch bản nào (gặp người điều hành; trực tiếp đến phần mở rộng thích hợp và trả lời câu hỏi …).
Điều này giúp cho quy trình làm việc và chăm sóc khách hàng của công ty; trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Nhạc chờ
Phát nhạc đã ghi đang chờ xử lý. Để cho phép khách hàng nghe thấy chương trình khuyến mãi. Và thay thế âm thanh “tuttuttut” nhàm chán.
Tính năng AutoCall cho phép doanh nghiệp tải danh sách số điện thoại của khách hàng lên hệ thống để sử dụng. Sau đó đặt chỗ với một bản thu âm đã được tạo sẵn. Bạn có thể yêu cầu robot của mình đọc hoặc thuê một MC thu âm chuyên nghiệp.
Dịch vụ số tổng đài ảo sẽ tự động gọi đến số thuê bao trong danh sách. Phát bản ghi âm này. Nó cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian gọi điện xác nhận đơn hàng.
Hoặc kiểm tra các cuộc hẹn và duy trì mối quan hệ với khách hàng của bạn. Ngoài ra, hãy cẩn thận và lắng nghe ý kiến của khách hàng và tích cực phát huy chúng.
Quản lý khách hàng (CRM mini)
Lưu thông tin khách hàng, thực hiện cuộc gọi và lấy thông tin người gọi. Nó cũng hiển thị số lượng thông tin khách hàng; ghi chú và tương tác trong cửa sổ bật lên. Điều này giúp cho việc giao tiếp với khách hàng trở nên thuận tiện hơn và tối đa hóa tỷ lệ chốt.
Dịch vụ số điện thoại tổng đài ảo là phễu chăm sóc khách hàng
Để dễ xử lý công việc, bạn hãy chia khách hàng theo thứ tự ưu tiên. Từ đó, bạn có thể đưa ra những ưu đãi phù hợp cho khách hàng; theo kịch bản của quá trình CSKH để đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Khách hàng chưa ký hợp đồng; hoặc khách hàng đã ký hợp đồng. Hoặc khách hàng được giới thiệu …
Chuyển cuộc gọi đến số điện thoại di động của bạn
Chuyển cuộc gọi đến điện thoại riêng của nhân viên. Nếu toàn bộ tiện ích của bạn không trực tuyến; nhân viên của bạn có thể dễ dàng chặn cuộc gọi từ điện thoại cá nhân thông thường của mình. Nhưng lại không bỏ lỡ cuộc gọi khi không có 3g, 4g và wifi. Hoặc nếu di chuyển nhiều, bạn có thể chuyển cuộc gọi qua điện thoại di động.
Điều hướng cuộc gọi thông minh
Tự động định tuyến cuộc gọi đến cửa hàng gần nhất. Đồng thời, phân phối điện thoại đến từng bộ phận chuyên môn. Sau đó, nhận và xử lý thông tin và chia nhỏ cho bộ phận liên quan xử lý. Nó cũng cho phép khách hàng gặp trực tiếp bộ phận cần hỗ trợ chỉ bằng một nút nhấn.
Dịch vụ số điện thoại tổng đài ảo giúp đảo số cuộc gọi ra
Các công ty có số tổng đài khác nhau từ nhiều nhà khai thác mạng. Sau đó, hệ thống sẽ tự động thay đổi đầu số được gọi đến cùng nhà mạng với số thuê bao mà công ty bạn muốn gọi.
Từ đó, mọi cuộc gọi đều được thực hiện nội mạng, tiết kiệm đáng kể cước thoại.
Nên thuê tổng đài điện thoại ảo ở đâu?
Hiện nay có rất nhiều các nhà cung cấp và hỗ trợ về dịch vụ tổng đài ảo. Tuy nhiên đáng tin cậy và được nhiều khách hàng biết đến nhất hiện nay chính là 客户服务; 电话销售服务; và nguồn cung ứng nhân sự; tư vấn chăm sóc khách hàng của Becare.
Becare tự hào là là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng tối ưu; và với chi phí phải chăng nhất.
Liên hệ ngay với chúng tôi qua số 0997 528 389 để nhận được cụ thể thông tin tư vấn nhé!
ZH 
VI 
EN 
JA 
KO