Bạn đang cần tìm một hệ thống các thiết bị tổng đại điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp nhưng lại chưa biết cụ thể nó cần những máy gì và cách thức hoạt động ra sao? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây của BECARE nhé!
Tổng đài điện thoại là gì? Có những loại nào?
Có lẽ bạn đã nghe khá nhiều về tổng đài điện thoại hay gọi cho mình. Nó là một hệ thống đã được kết nối nhiều bộ phận với nhau. Nhờ có chuyển mạch mà có thể kết nối được các thiết bị đầu – cuối hoặc gọi ra ngoài ở trên cùng 1 số đường thuê bao. Hệ thống thiết bị tổng đài này có thể xử lý được tất cả tín hiệu, các cuộc gọi trong và ngoài mạng.
Ngày nay, với nhu cầu chăm sóc khách hàng và telesale thì các hệ thống tổng đài điện thoại ngày càng được nâng cấp. Một số tổng đài đã sử dụng các thuật toán để tự kết nối tới người dùng mà không cần có nhân viên.
Có 2 loại tổng đài:
- Tổng đài truyền thống – Analog: là mạng điện thoại để chuyển mạch công cộng, bạn đăng ký đầu số thì nhà mạng sẽ kéo line trung kế tới line bưu điện và bạn sẽ kết nối với tổng đài Analog ở văn phòng của bạn và chia máy trực tiếp.
- Tổng đài ảo – VoIP: là hệ thống được lưu trữ 100% trên máy chủ trên trung tâm dữ liệu và được cung cấp qua internet(sử dụng công nghệ VoIP). Hệ thống vô cùng tiện lợi và các quản trị viên có thể truy cập và thiết lập kỹ thuật dễ dàng.
Với sự phát triển như hiện nay thì đa số người dùng sẽ sử dụng tổng đài ảo để thuận lợi cho việc kết nối.
Cần trang bị những máy tổng đài điện thoại nào?
Với mỗi loại hệ thống tổng đài ở trên sẽ cần những thiết bị khác nhau. Tổng đài VoIP sẽ cần những thiết bị:
- Tổng đài và điện thoại có IP tương thích
- Dây cáp kết nối tổng đài với mạng LAN
- Bộ chuyển đổi Gateway
- Cài đặt phần mềm trên máy tính
- Mạng tốc độ cao
- Máy chủ, card lưu trữ thông tin
- Thiết bị để nghe gọi
Bạn có thể nhờ nhà cung cấp tư vấn cho phần hệ thống này. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm được nhu cầu sử dụng và các lưu ý phía dưới đây mà BECARE sẽ chia sẻ!
Bạn sử dụng thiết bị tổng đài điện thoại để làm gì?
Việc sở hữu hệ thống thiết bị tổng đài nội bộ cực kỳ có lợi cho mỗi doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng với những mục đích dưới đây:
- Liên lạc các phòng ban với nhau dễ dàng, gọi, nghe rồi bấm phím để chọn bộ phận cần gặp.
- Là công cụ tuyệt vời để telesales và chăm sóc khách hàng
Các tổng đài hiện tại tích hợp với CRM, ERP để lưu được thông tin của khách hàng, lịch sự cuộc gọi cùng các file ghi âm. Bạn có thể thực hiện được rất nhiều cuộc gọi cùng lúc với chi phí thấp.
Tùy thuộc vào mục đích bạn sử dụng để bạn thiết lập, xây dựng tổng đài, bạn cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Bạn cần nhu cầu nghe gọi cơ bản hay tích hợp CRM, đồng bộ dữ liệu,….?
- Bạn cần cho số lượng bao nhiêu người dùng?
- Chi phí bạn sẽ đầu tư cho hệ thống là bao nhiêu?
Sau khi đã xác định được nhu cầu và mục đích, bạn mới tìm đến các bên dịch vụ để lắp đặt.
Một số lưu ý khi lắp đặt tổng đài nhất định không được bỏ qua
- Lựa chọn loại tổng đài phù hợp với nội bộ doanh nghiệp, tùy vào mục đích sử dụng: tổng đài truyền thống hay tổng đài ảo (tổng đài ảo lại có những loại khác nhau)….
- Lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp: Đây cũng là một bước khá quan trọng, bạn cần lựa chọn các đầu số (1900, 1800, đầu số mobi SIP, đầu số cố định). Hãy chọn đầu số uy tín, dễ nhớ hoặc thậm chí là hợp phong thủy.
- Chọn lựa các thiết bị đầu cuối thật kỹ càng và chất lượng để năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi tốt, từ đó tạo ra những hiệu quả tốt. Bạn có thể chọn tai nghe, IP Phone hoặc softphone (tùy vào quy mô và mục đích của bạn).
- Thiết bị đường truyền internet phải ổn định: Bạn chắc chắn phải đầu tư một đường truyền tốt để toàn hệ thống hoạt động trơn tru và mượt mà. Đồng thời, bạn cũng cần đầu tư 1 tới 2 đường truyền có thể dự phòng khi gặp sự cố.
Lời kết
Qua bài viết này, bạn sẽ biết cách thiết lập hệ thống cho doanh nghiệp của mình tùy vào mục đích.
Nếu bạn đang cần 1 tổng đài để có thể chăm sóc khách hàng hay telesales thì việc xây dựng một hệ thống thiết bị tổng đài nội bộ là một ý kiến hay. Tuy nhiên, hiện nay chi phí để thiết lập hệ thống cũng như chi phí để tuyển dụng, đầu tư và vận hành một đội ngũ CSKH cực kỳ cao và tốn nhiều thời gian. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc thuê một phòng CSKH thuê ngoài. Họ đã có sẵn đội ngũ và hệ thống thiết bị, bạn không mất chi phí khấu hao cũng như thời gian để đào tạo và vận hành.
BECARE với nền tảng về con người và công nghệ sẵn có sẽ có thể thay doanh nghiệp trút bỏ được gánh nặng này. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng ở đa dạng ngành hàng, dịch vụ telesale, phòng kinh doanh thuê ngoài,….
Nếu bạn muốn hợp tác, liên hệ ngay để được BECARE tư vấn nhé!
VI 
EN 
JA 
ZH 
KO