Cùng với sự phát triển của mạng lưới viễn thông, hệ thống điện thoại trở thành 1 phần thiết yếu trong các doanh nghiệp. Để nâng tầm chuyên nghiệp của mình, các công ty hình thành nhu cầu hoàn thiện từng chi tiết hoạt động. Trong đó có hệ thống tổng đài điện thoại. Và dịch vụ thu âm tổng đài ra đời. Nhiệm vụ đầu tiên là thu âm lời chào tổng đài. Kế đến là ghi âm tổng đài theo kịch bản soạn sẵn. Ví dụ như hướng dẫn chuyển hướng cuộc gọi hoặc cung cấp thông tin. Mục đích chính là giúp doanh nghiệp gây ấn tượng tốt hơn với khách gọi đến. Vậy ghi âm lời chào tổng đài cụ thể là như thế nào?
Các hình thức dịch vụ thu âm tổng đài
Khi gọi đến 1 doanh nghiệp bất kỳ, có phải bạn hiếm khi chờ máy trong âm báo mặc định? Thay vào đó, luôn có 1 câu chào cài đặt sẵn cất lên ngay khi kết nối thành công. Hoặc ít nhất, bạn sẽ nghe tiếng nhạc nhẹ nhàng giúp giây phút chờ đợi trôi qua thú vị hơn. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp chọn kết hợp cả 2 để tối ưu trải nghiệm của khách. Họ lồng nhạc vào cùng với lời chào đã thu, tạo ra sản phẩm ghi âm hoàn hảo.
Mỗi khi thực hiện thu âm tổng đài, doanh nghiệp sẽ được tư vấn với các kịch bản cơ bản sau:
- Lời đáp thông thường sử dụng trong giờ làm việc
- Lời hướng dẫn khi khách gọi đến ngoài giờ
- Lời chúc mừng trong những dịp lễ tết đặc biệt
- Lời thông báo khi nghẽn đường dây
Trường hợp thu âm lời chào tổng đài giờ hành chính
Đây là câu chào được sử dụng nhiều nhất. Những thông tin câu chào cần có: chào mừng, giới thiệu, hướng dẫn khách hàng bước tiếp theo.
Bạn có thể tham khảo kịch bản chào như sau:
Chào mừng bạn đã gọi đến công ty X. Vui lòng bấm số nội bộ theo hướng dẫn sau:
- Để gặp bộ phận bảo hành, bấm số 1
- Để được tư vấn kỹ thuật, bấm số 2
- Để gặp bộ phận kinh doanh, bấm số 3
- Để gặp bộ phận hành chính kế toán, bấm số 4
- Để được hỗ trợ các vấn đề khác, bấm số 0.
Với những doanh nghiệp có khách hàng quốc tế, lời chào đầu tiên ít nhất là song ngữ Anh – Việt như sau:
Chào mừng bạn đã gọi đến công ty X. Welcome to X.
- Để nghe tiếng Việt, vui lòng chọn phím 1. For Vietnamese, please press 1.
- Để nghe tiếng Anh, vui lòng chọn phím 2. For English, please press 2.
- Để nghe tiếng Hoa, vui lòng chọn phím 3. For Chinese, please press 3.
Tiếp theo mới đến hướng dẫn chuyển hướng như trường hợp bên trên.
Sau khi khách bấm số theo hướng dẫn, hệ thống sẽ chuyển hướng cuộc gọi đến bộ phận liên quan theo nhu cầu.
Trường hợp dịch vụ thu âm tổng đài điện thoại ngoài giờ
Với những doanh nghiệp chỉ làm việc giờ hành chính, bạn cần thông báo lịch sự như sau:
Cảm ơn bạn đã gọi đến công ty X. Giờ làm việc của chúng tôi là 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều các ngày thứ 2 đến thứ 7. Vui lòng liên hệ lại sau để được hỗ trợ chu đáo nhất. Công ty X xin cảm ơn Quý khách.
Việc có thêm lời nhắc nhở này giúp khách tiết kiệm thời gian chờ máy không cần thiết. Qua đó, họ hài lòng và thông cảm với doanh nghiệp hơn. Đặc biệt là khi khách hàng dần quen được phục vụ 24/7.
Trường hợp ghi âm lời chào dịp lễ Tết.
Trong những dịp lễ lớn có chu kỳ nghỉ dài, doanh nghiệp sẽ sắp xếp thu các lời chào tương ứng như:
Nhân dịp Tết nguyên đán 2023, công ty X kính chúc Quý khách an khang, thịnh vượng, mọi sự thành công. Công ty X sẽ nghỉ Tết trong 7 ngày, từ 19/2/2023 đến hết 25/2/2023. Mong Quý khách thông cảm và liên hệ lại sau. Xin cảm ơn.
Để có trải nghiệm tốt, lời chào này cần được thay mới qua mỗi dịp lễ. Vì thế, để tiết kiệm hơn, bạn có thể sắp xếp 1 người trực lễ nếu số lượng cuộc gọi đến không nhiều.
Trường hợp đường dây bận
Đây là tình trạng phổ biến với nhiều doanh nghiệp. Vậy để giảm tải cho nhân viên tổng đài và tiết kiệm thời gian của khách, bạn có thể đáp như sau:
Cảm ơn bạn đã gọi đến công ty X. Hiện tại, tất cả tổng đài viên đều đang bận. Bạn vui lòng chờ đợi trong giây lát hoặc liên hệ lại sau. [Bật nhạc chờ trong 30-60 giây] – Rất tiếc, hiện tất cả tổng đài viên đều đang bận, bạn vui lòng liên hệ lại sau để được phục vụ tốt nhất. Xin cảm ơn.
Lợi ích khi doanh nghiệp ghi âm tổng đài
Sử dụng dịch vụ thu âm tổng đài giúp bạn:
- Khẳng định tính chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt hơn
- Tiết kiệm thời gian chờ của khách
- Tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên tổng đài
- Tối ưu cơ hội quảng bá về doanh nghiệp.
- Giảm tỷ lệ khách không hài lòng về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Lưu ý gì khi thực hiện thu âm lời chào tổng đài?
Để lời chào đạt hiệu quả tối ưu, bạn cũng nên ghi nhớ vài nguyên tắc sau đây:
- Tránh chào quá dài làm mất thời gian của khách. Hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ thu âm tổng đài sẽ giới hạn số chữ quy định. Giúp khách hàng hình dung ra độ dài tốt nhất cho lời chào tổng đài.
- Lựa chọn chất giọng trong trẻo, nhẹ nhàng, dễ nghe. Trong nhiều trường hợp, chất giọng tốt có thể xoa dịu cơn giận của khách hàng rất hiệu quả. Từ đó, giảm áp lực cho nhân viên trực tổng đài sau đó.
- Sử dụng giọng vùng miền phù hợp để tạo sự gần gũi với khách. Tùy vào khu vực hoạt động hoặc văn hóa doanh nghiệp đặc trưng, bạn có thể lựa chọn giọng miền Nam hoặc miền Bắc cho phù hợp.
- Luôn dùng ngôn từ phổ thông toàn quốc, hạn chế tối đa phương ngữ trong kịch bản. Điều này giúp khách hiểu rõ lời hướng dẫn của bạn.
- Kết hợp nhạc với giai điệu nhẹ nhàng và độ lớn vừa phải để tăng trải nghiệm khách hàng.
Quy trình ghi âm lời chào tổng đài
Mỗi nhà cung cấp dịch vụ thu âm tổng đài có quy trình làm việc khác nhau. Nhưng chung quy, tất cả đều trải qua 5 bước chính như sau:
- Nhận yêu cầu, lựa chọn giọng đọc phù hợp
- Báo giá và thống nhất thời gian làm việc, phương thức thanh toán
- Nhận và chỉnh sửa kịch bản theo yêu cầu doanh nghiệp
- Tiến hành thu âm, chỉnh sửa theo hợp đồng
- Giao file ghi âm qua địa chỉ 이메일, nhận thanh toán, kết thúc dịch vụ
요약
Để tạo sản phẩm chất lượng, đơn vị ghi âm lời chào tổng đài cần sở hữu nguồn lực tốt. Đầu tiên là diễn viên ghi âm tổng đài có chất giọng và kỹ năng đọc tốt. Tiếp đó là đội ngũ xử lý hậu kỳ chuyên nghiệp để xử lý tạp âm, nhạc phối… Ngoài ra, thiết bị và phòng thu âm cũng đóng vai trò quan trọng.
Cần thêm thông tin về dịch vụ thu âm tổng đài, thu âm quảng cáo, 베케어 sẵn sàng tư vấn. Bên cạnh đó, Becare còn cung cấp đa dạng dịch vụ tổng đài như 전화 판매 서비스, telemarketing,… Chúng tôi có sẵn đầy đủ nguồn lực cùng kinh nghiệm soạn thảo nội dung cho nhiều lĩnh vực. Tin rằng với chất lượng 고객 지원 Becare, bạn sẽ nhận được sự phục vụ chu đáo và tận tâm nhất.
KO 
VI 
EN 
JA 
ZH