カスタマーケアを効果的に管理するには?

File chăm sóc khách hàng chính là tài sản quan trọng của các doanh nghiệp. Vì nó chứa đựng thông tin về khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết. Đây đều là những tài nguyên quan trọng giúp công ty tạo ra lợi nhuận. Vì thế, file quản lý chăm sóc khách hàng cần được tổ chức, sử dụng và quản trị cẩn thận. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng file excel chăm sóc khách hàng. Đây có phải là giải pháp tối ưu? Những file này yêu cầu thông tin như thế nào? Liệu phiếu khảo sát dịch vụ chăm sóc khách hàng có cần thiết? Cùng Becare tìm hiểu qua bài viết sau.

Ai cần sử dụng dữ liệu khách hàng?

Đối với doanh nghiệp bất kỳ, lưu trữ thông tin khách là nhiệm vụ quan trọng. Nguồn dữ liệu này tốt nhất nhằm phục vụ cho việc chăm sóc sau bán hàng. Bạn có thể thấy điều này rõ nhất với những sản phẩm lâu bền, giá trị cao như thiết bị điện tử, điện gia dụng. Khi lưu trữ thông tin khách hàng và số seri của sản phẩm; doanh nghiệp có thể xác định mức trách nhiệm của mình để cung cấp dịch vụ phù hợp.

Sales là bộ phận tiếp theo rất cần thông tin khách hàng. Bởi nó cung cấp đầu mối để bạn hiểu và chăm sóc khách hàng một cách thiết thực. Thông qua những lần kết nối, bạn sẽ tìm thấy cơ hội phù hợp để bán đơn hàng đầu tiên; hoặc cross sales sang các sản phẩm khác. Lý tưởng hơn, bạn sẽ được họ giới thiệu bạn bè để mở rộng kho dữ liệu.

Ngoài ra, bộ phận Marketing cũng rất cần file quản lý chăm sóc khách hàng để retarget và remarketing. Đặc biệt, những thông tin này còn giúp bạn hình dung ra chân dung khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng để tìm kiếm insight và sáng tạo các chiến dịch quảng cáo hiệu quả.

Sức mạnh của file chăm sóc khách hàng?

Quản lý chăm sóc khách hàng tốt mang đến 5 lợi thế cơ bản cho doanh nghiệp:

• Xử lý khiếu nại hiệu quả hơn
• Đưa ra hướng dẫn/thông tin hữu ích và gần gũi hơn
• Khiến khách cảm thấy được trân trọng hơn
• Có cơ sở thực tiễn hơn để xây dựng chiến dịch Marketing
• Kiểm soát tốt hơn tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Tuy nhiên, đây không phải là 5 cái lợi duy nhất. Bạn có thể phát hiện thêm nhiều cách ứng dụng nguồn tài nguyên này nếu nó đầy đủ và rõ ràng.

Ví dụ: 1 spa nọ cần lên kế hoạch đẩy số cho dịch vụ trẻ hóa da. Nhờ việc có trong tay danh sách khách hàng đã mua gói triệt lông trong 2 năm qua. Họ nghĩ ra quy trình chăm sóc tiếp cận khách hàng mới. Cụ thể, họ điện thoại đến khách hàng cũ có ngày sinh trong tháng để tặng suất trải nghiệm. Tỷ lệ thành công đối với lượng khách này hớn đến 70% vì:

• Đáp ứng đúng nhu cầu cần làm đẹp vùng da cụ thể sau khi triệt lông
• Khiến khách hài lòng trước khi đến spa vì sự quan tâm chu đáo
• Đánh vào tâm lý sợ lỡ mất ưu đãi giới hạn nhân dịp sinh nhật.

Có thể thấy, file quản lý chăm sóc khách hàng chứa đựng rất nhiều ý tưởng hay ho để thu hút và tối ưu lợi nhuận. Nhưng việc thu thập thông tin cũng không hề dễ dàng. Một số thông tin sẽ trở nên dư thừa với ngành nghề nhất định. Vì thế, bạn cần hiểu mình và hiểu khách khi tạo file chăm sóc khách hàng.

Gợi ý mẫu file excel chăm sóc khách hàng

Excel là lựa chọn đầu tiên để lưu trữ thông tin. Công cụ này có đầy đủ tính năng từ cơ bản đến nâng cao để phục vụ việc nhập liệu và xử lý số liệu. Đặc biệt, đây còn là công cụ miễn phí và quen thuộc với phần lớn nhân viên. Vì thế, nó được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Làm sao để tổ chức CSKH chuyên nghiệp hơn

Tuy hữu ích, nhưng Excel vẫn tồn tại 1 số khuyết điểm như:

• Đòi hỏi kỹ năng cao để thiết lập và tối ưu các tính năng.
• Các hàm phức tạp dễ gây khó khăn trong quá trình sử dụng.
• Hạn chế tính linh hoạt vì chỉ có thể thao tác tốt trên máy tính
• Không thể tích hợp báo cáo realtime, thực hiện chăm sóc khách hàng…

Để khắc phục tất cả vấn đề trên, Becare phát triển dịch vụ phòng chăm sóc khách hàng trên nền tảng công nghệ hiện đại. Với hệ thống tổng đài được thiết kế đầy đủ tính năng, bạn có thể trực nhiều kênh chăm sóc khách hàng, lưu thông tin và xem báo cáo trên 1 nền tảng duy nhất. Từ đó tiết kiệm thời gian và hạn chế việc bỏ lỡ tin nhắn.

Bên cạnh đó, với Becare, bạn còn có thể tạo phiếu khảo sát dịch vụ chăm sóc khách hàng để đánh giá khách quan hiệu quả làm việc. Becare cam kết minh bạch thông tin và bảo mật dữ liệu; để bạn luôn an tâm khi sử dụng dịch vụ.

まとめ

Hy vọng những thông tin trên đã cho bạn thêm thông tin hữu ích về cách quản lý chăm sóc khách hàng. Hãy lập ngay 1 file excel chăm sóc khách hàng với các gợi ý trên của Becare nếu bạn muốn tiết kiệm tối đa ngân sách. Hoặc đăng ký 注意すること ngay để sử dụng thời gian thông minh hơn. Chúng tôi luôn thiết kế riêng kịch bản và phiếu khảo sát dịch vụ chăm sóc khách hàng phù hợp lĩnh vực kinh doanh để tối ưu hiệu quả cho khách hàng.