コールセンターはあなたのビジネスに適していますか?

Dịch Vụ Call Center Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Bạn?

Hầu như tất cả doanh nghiệp hiện nay đều sở hữu tổng đài call center. Tuy nhiên, mức độ quy mô của hệ thống call center ở mỗi nơi là khác nhau. Với nhiều công ty, nó có thể được tích hợp cùng phòng chăm sóc khách hàng. Nhưng trong nhiều lĩnh vực đặc thù như bất động sản, spa, bán lẻ, booking…; nhu cầu này lớn đến mức họ cần thuê công ty cung cấp dịch vụ call center. Vậy dịch vụ call center là gì? Nó cần thiết cho việc kinh doanh của doanh nghiệp đến mức nào? Cùng Becare tìm hiểu tại bài viết sau.

công ty cung cấp dịch vụ call center là gì?
Khách hàng muốn được giải đáp nhanh chóng. Nhưng họ sẽ càng vui hơn khi vấn đề được tiếp nhận và xử lý bởi con người.

Hiểu về dịch vụ call center

Dịch vụ call center là gì?

Hiện nay, tính tiện lợi và trải nghiệm trên hành trình khách hàng là yếu tố rất được coi trọng. Vì thế doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu カスタマーケア. Đồng thời cải thiện quy trình giao tiếp với khách hàng như tiếp nhận, giải đáp thắc mắc. Call Center là bộ phận chức năng giúp doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng qua hệ thống điện thoại.

Với 1 số lĩnh vực, số lượng cuộc gọi phải xử lý là rất nhiều. Điều này phát sinh ra công ty cung cấp dịch vụ call center. Có thể hiểu đơn giản, dịch vụ call center ở đây là giải pháp giúp công ty xử lý tất cả cuộc gọi đến – đi với chi phí tiết kiệm hơn và hiệu quả cao hơn.

Hệ thống call center gồm những gì?

Xét về chức năng, hệ thống call center gồm 3 yếu tố:

  • Inbound: Tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng. Tại đây, nhân viên sẽ giải đáp câu hỏi của khách về sản phẩm, dịch vụ; lắng nghe và xử lý các vấn đề phát sinh cho khách hàng.
  • Outbound: Chỉ việc thực hiện cuộc gọi ra ngoài. công việc của bộ phận này là quảng bá, bán hàng, thu thập thông tin khách hàng.
  • Tổng đài ảo: Tự động phân luồng khách hàng đến bộ phận tiếp nhận tương ứng. Việc này được diễn ra dựa trên 1 kịch bản có sẵn, nhằm tiết kiệm nhận lực và thời gian cho cuộc gọi.

Xét về cấu tạo, hệ thống call center gồm 2 thành phần:

  • Phần cứng: Bao gồm dàn thiết bị điện thoại, máy tính,…
  • Phần mềm: Bao gồm con người, phần mềm quản lý, kịch bản cuộc gọi,…

Doanh nghiệp của bạn có cần đến hệ thống call center?

Câu trả lời là có đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, ở mỗi lĩnh vực và quy mô công ty, cách triển khai hệ thống call center sẽ khác nhau.

Giả dụ, 1 hãng điện gia dụng chuyên cung cấp hàng cho hệ thống đại lý sẽ không có nhiều cuộc gọi đến mỗi ngày. Họ có thể chăm sóc khách hàng bằng đội ngũ sales và các nền tảng chat thông thường. Như vậy, tổng đài call center của họ có thể chỉ gồm 1 đầu số tổng đài; và được bộ phận CSKH kiêm nhiệm.

Ngược lại, 1 hãng bán lẻ lại có số lượng khách lớn hơn rất nhiều. Mỗi ngày, họ cần tiếp nhận hàng ngàn cuộc gọi đến; cũng như liên tục khảo sát ý kiến khách hàng. Số lượng này lại càng tăng mạnh trong những ngày hội mua sắm. Như vậy, họ chắc chắn cần đến dịch vụ call center chuyên nghiệp; với nhân sự vững nghiệp vụ và hệ thống tổng đài đầy đủ tính năng.

Tổng đài call center có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Tăng trải nghiệm khách hàng: 

Đây là mục tiêu để dịch vụ call center được hình thành. Thói quen mua sắm, sử dụng dịch vụ hiện nay yêu cầu các công ty phải tối ưu kênh chăm sóc khách hàng. Mà tổng đài điện thoại là kênh quan trọng có mức độ uy tín cao.

Ngoài ra, tâm lý khách hàng cũng luôn thoải mái hơn khi được trò chuyện trực tiếp với con người. Đặc biệt khi gặp sự cố không mong muốn, họ có thói quen gọi điện để được xử lý nhanh. Vì vậy, call center là kênh hỗ trợ nhanh chóng và trực tiếp quan trọng không thể bỏ qua.

tổng đài call center chuyên nghiệp
Kiên nhẫn lắng nghe, giọng nói nhẹ nhàng và thái độ vui vẻ, lịch sự sẽ giúp khách hàng hài lòng hơn.

Nâng cao hiệu quả cuộc gọi:

Với những doanh nghiệp thuê dịch vụ コールセンター chuyên nghiệp, công việc được hỗ trợ để đạt hiệu quả tối ưu.

  • Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tra cứu thông tin khách hàng cũng như thời gian xác định để chuyển hướng cuộc gọi
  • Giảm sai sót trong thao tác vì một số hoạt động đơn giản như quay số có thể thực hiện tự động
  • Liên kết các thiết bị, nền tảng để nhân viên tiện chăm sóc khách hàng mọi lúc mọi nơi
  • Bao quát nhu cầu gọi đi – gọi đến của doanh nghiệp cũng như đảm bảo mục tiêu chức năng của các cuộc gọi này.

Kiểm soát công việc dễ dàng hơn: 

Dịch vụ call center thường cung cấp cả hệ thống phần mềm được thiết kế để lưu trữ thông tin. Những thông tin này cơ bản bao gồm hồ sơ khách hàng, lịch sử cuộc gọi, nội dung chi tiết và thời gian cuộc gọi. Như vậy, trưởng nhóm, trưởng bộ phận có thể đánh giá hiệu quả công việc và theo sát từng nhân viên. 

Thông qua thời gian, số lượng cuộc gọi, bạn có thể đo đạt năng suất làm việc của nhân viên. Hoặc nghe lại nội dung ngẫu nhiên để kiểm tra kiến thức chuyên môn, năng lực nhân sự. Đặc biệt, thông tin lưu trữ trên hệ thống cung cấp cho bạn cơ sở dữ liệu đồ sộ về khách hàng. Từ đó, bạn có thể tận dụng cho テレセールスサービス, telemarketing…

Chọn công ty cung cấp dịch vụ call center thế nào?

Hiện nay, thị trường không thiếu công ty cung cấp giải pháp call center cho khách hàng. Tuy nhiên, thật không dễ để chọn ra được đơn vị phù hợp.

Vấn đề lớn nhất khi thuê dịch vụ call center là sự sâu sát với doanh nghiệp. Đơn vị bên ngoài khó lòng hiểu sâu đặc điểm vận hành, bộ máy tổ chức hay tinh thần của sản phẩm. Vì thế, dịch vụ call center của họ không nêu bật tính riêng biệt cho sản phẩm/dịch vụ. Cũng như không thực sự cung cấp đúng thông tin hoặc thiếu linh hoạt khi xử lý tình huống.

Ngoài ra, năng lực thực thi cũng là vấn đề cần quan tâm khi chọn công ty cung cấp dịch vụ call center. Liệu hệ thống phần mềm, chuyên môn nhân sự của họ có đủ sức đảm nhận dự án của bạn? Liệu khâu tổng kết, báo cáo, thanh toán có được minh bạch, trung thực? Đặc biệt, liệu thông tin khách hàng của bạn có được giữ an toàn?

Trên đây là những yếu tố bạn nên làm rõ bên cạnh chi phí khi thuê dịch vụ call center.

hệ thống call center nào mới thực sự phù hợp?
đơn vị tổng đài cuộc gọi phù hợp sẽ là chiếc áo vừa vặn, giúp doanh nghiệp tăng ấn tượng về độ uy tín.

Becare – dịch vụ call center chuyên nghiệp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với nhiều năm hoạt động, Becare hiểu được nỗi lo lắng của khách hàng. Từ đó, Becare không ngừng đầu tư phát triển công nghệ; cũng như huấn luyện nâng cao nghiệp vụ nhân sự và nghiêm túc giữ gìn uy tín. Đó là lý do Becare vinh dự được là đối tác của nhiều khách hàng tại Hà Nội và TP.HCM. 

Sử dụng dịch vụ call center tại Becare, khách hàng được cam kết:

  • Tôn vinh nét đặc trưng: Kịch bản cuộc gọi được thiết kế riêng cho từng khách hàng. Điều này được thực hiện qua khảo sát, trao đổi, tìm hiểu trực tiếp doanh nghiệp.
  • Đội ngũ nhân sự: Đông đảo và năng lực cao. Nhờ thực hiện nhiều dự án, tổng đài viên Becare có sẵn kỹ năng và kinh nghiệm. Bên cạnh đó, lực lượng nhân sự Becare còn đảm bảo khả năng đáp ứng trong mùa cao điểm.
  • Hệ thống tổng đài hiện đại, đầy đủ chức năng và thân thiện với người dùng.
  • An toàn thông tin: Becare bảo mật tuyệt đối tất cả dữ liệu khách hàng.
  • Minh bạch, trung thực: Cuộc gọi được lưu âm và lưu trữ. Hệ thống báo cáo realtime cho phép khách hàng kiểm tra bất cứ khi nào.

Với đa dạng giải pháp call center, chúng tôi có thể cung cấp nhiều loại hình dịch vụ khác. Hãy liên hệ nếu bạn cần Tổng đài Trợ lý Cá nhân, Cung ứng Nhân sự trong và ngoài giờ,…

まとめ

Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu dịch vụ call center là gì. Hãy liên hệ 注意すること ngay qua kênh chat miễn phí để được tư vấn chi tiết.